Идеальный график: когда отправлять приглашения для любого типа события

Организаторы ищут «когда отправлять приглашения» в самом начале планирования — ещё до выбора дизайна, до бронирования площадки, даже до того, как список гостей окончательно готов. Используйте график ниже как надёжную основу, а затем скорректируйте его для гостей, которым нужно много путешествовать, для праздничных выходных и для строго формальных мероприятий.

Краткая справочная таблица

• Свадьба (местные гости): save-the-date за 6–8 месяцев; приглашения за 6–8 недель; срок RSVP за 2–3 недели.
• Свадьба (много приезжих гостей): save-the-date за 8–12 месяцев; приглашения за 8–10 недель; срок RSVP за 3–4 недели.
• Помолвка или ужин-репетиция: приглашения за 3–6 недель; RSVP примерно за 10–14 дней.
• Бэби-шауэр или девичник: приглашения за 4–6 недель; RSVP за 1–2 недели.
• День рождения (детский или непринуждённый взрослый): за 3–4 недели; RSVP за 5–10 дней.
• Юбилей или праздничный ужин: за 4–6 недель; RSVP за 1–2 недели.
• Корпоративная конференция или гала: save-the-date за 3–6 месяцев; официальное приглашение за 4–8 недель; RSVP за 2–3 недели (раньше при насыщенной программе с поездками).
• Выпускной вечер: за 3–5 недель; RSVP примерно за 1 неделю.
• Праздничная встреча: за 3–5 недель до пика сезона; RSVP заранее, так как места у кейтеринга и за столом быстро заканчиваются.

Стройте график в обратном порядке от даты события

Начните с даты, когда вам нужно окончательно согласовать цифры с кейтерингом, компанией по аренде или планом посадки. Поставьте срок RSVP за несколько дней до этого крайнего срока с поставщиком, чтобы был запас для напоминания отстающим. Затем определите дату отправки приглашений так, чтобы у гостей было достаточно времени — обычно окно для ответа составляет 2–6 недель, в зависимости от формальности и того, насколько далеко гостям нужно ехать.

Цифровые приглашения меняют «неделю почты»

Бумажные комплекты приглашений требуют запаса времени на печать и отправку, встроенного в график. Цифровые приглашения в InviteTools можно опубликовать в тот же день, когда готовы все детали: поделитесь ссылкой по SMS или email, или распечатайте save-the-date с QR-кодом, при этом полная страница остаётся мгновенно обновляемой. Заметили опечатку или изменили место проведения? Исправьте это в панели — без переиздания, без повторной отправки.

Выберите шаблон, когда будете готовы зафиксировать даты:

• Garden Fresh — Малыш и семья шаблон, который можно открыть и настроить за минуты.
• Pastel Confetti — День рождения шаблон, который можно открыть и настроить за минуты.
• Carbon Gala — Корпоративное шаблон, который можно открыть и настроить за минуты.

Ритм напоминаний после отправки

Запланируйте два напоминания: одно примерно на середине пути до срока и короткое последнее напоминание за день-два. Автоматические напоминания по email (доступны на тарифах Pro и Business) поддерживают этот ритм по расписанию без необходимости тратить выходные на административную работу.

Частые вопросы

За сколько нужно отправлять свадебные приглашения? Для большинства свадеб 6–8 недель до даты хорошо подходят местным гостям; добавьте от двух до четырёх недель, если многим гостям нужно ехать издалека.

Не слишком ли рано отправлять приглашения за 3 месяца до вечеринки? Для непринуждённого дня рождения или ужина — да, гости могут забыть или потерять приглашение. Оставьте раннее уведомление для save-the-date, а полное приглашение отправьте за 3–6 недель.

Что делать, если срок RSVP уже прошёл, а гости всё ещё не ответили? Отправьте прямое, дружелюбное напоминание по SMS или телефону. Живая панель RSVP позволяет легко увидеть, кто именно ещё не ответил, прежде чем напоминать.